Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по соглашению субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;

  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не в состоянии их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица, подающего запрос (для физического лица — заявителя);

  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);

  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;

  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;

  • перечень запрашиваемых персональных данных;

  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет лицо, подающее запрос, о том, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Сообщение об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отсрочки;

  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен в соответствии с законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказывающего в доступе;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащен системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;

  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;

  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;

  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;

  • сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;

  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;

  • делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;

  • участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;

  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

  • получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;

  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, касающихся обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, ее назначении и наименовании, местонахождении и/или месте жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение о получении этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;

  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;

  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;

  • получать не позднее чем через тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;

  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;

  • предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, не предоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;

  • обращаться по вопросам защиты своих прав в отношении персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в полномочия которых входит осуществление защиты персональных данных;

  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

  • другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;

  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы;

  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет субъекта персональных данных о том, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».